"Wanneer kan ik taken uitbesteden en hoeveel omzet moet ik daarvoor hebben?”
Dat is één van de meest gestelde vragen die ik van mijn klanten krijg. En het is ontzettend goed om hier als ondernemer over na te denken. Want als jij te vroeg start met het uitbesteden van taken of je richt de samenwerking met de ander niet efficiënt in, dan kan dit financieel slecht uitpakken. Start je te laat met uitbesteden, dan loop je wellicht kansen mis omdat je nog alles alleen aan het doen bent.
In deze blog ontdek je alles over:
Luister je liever dan dat je leest? Dan kun je hier de podcast beluisteren over dit onderwerp.
Wat is uitbesteden?
We hebben het als ondernemers altijd maar druk, heel erg druk. Er komt dan ook best wel wat kijken bij het runnen van een succesvol bedrijf. Jij bent op dit moment diegene die klanten moet vinden, je website op orde moet hebben, de administratie moet bijwerken en social media moet bijhouden. Daarnaast is het ook nog belangrijk om als ondernemer innovatief te zijn, opleidingen te volgen, te netwerken en last but not least: je klanten te helpen met jouw dienst.
Als startende ondernemer doe je dit allemaal zelf. Vaak ontbreken de financiële middelen om uit te besteden. Je bent onwijs enthousiast en wilt alles leren, maar er komt een punt in jouw carrière als ondernemer waarin je taken kan en moet gaan uitbesteden.
Met uitbesteden bedoel ik in dit geval dat je iemand inhuurt om taken uit te voeren. Dat kan een andere ondernemer/zzp-er zijn of je kan iemand in dienst nemen. Er zijn 2 verschillende soorten taken die je kan uitbesteden:
- Je core busines
- Overige taken zoals boekhouding, marketing, e-mails beantwoorden, etc.
Door de overige taken uit te besteden, kun jij je focussen op de dingen die jou gelukkig maken en waar jouw zone of genius ligt. Nog een bijkomend voordeel: een ander voert de taken waar jij niet in gespecialiseerd bent ook nog sneller uit!
Jij blijft verantwoordelijk voor jouw bedrijf
Uitbesteden klinkt natuurlijk heerlijk, want je hoeft geen dingen meer te doen waar je geen energie van krijgt. Er zit alleen wel een hele grote ‘maar’ aan… Als je het uitbesteedt, ben je er nog niet vanaf.
In de eerste aflevering van mijn podcast heb ik het al over het uitbesteden van de boekhouding gehad. Dit is vaak één van de eerste dingen die ondernemers uitbesteden en waar ze niets mee te maken willen hebben.
Toch ben jij nog steeds verantwoordelijk en moet je weten wat er speelt in je bedrijf. Dat geldt voor het uitbesteden van je boekhouding, maar ook als je andere taken gaat uitbesteden. Jij bent en blijft verantwoordelijk. Dus doe wat basiskennis op zodat je weet waar de persoon die je hebt ingehuurd het over heeft.
Om een voorbeeld te noemen. Ik sprak laatst een ondernemer die trots vertelde dat zij haar hele finance op orde had en mij niet nodig had als financieel strategisch sparringpartner. Haar boekhouder deed namelijk alles en gaf ook af en toe advies. Toen ik ging doorvragen hoeveel omzet ze had per maand en hoeveel winst, met welke producten ze het meeste verdiende en waar ze veel geld aan uitgaf, wist ze geen antwoord te geven. Ze had geen idee meer wat er nu speelde in haar bedrijf en was dus niet meer in control.
En als er één ding is wat je wilt als ondernemer, dan is het in control van je bedrijf zijn.
3 rollen binnen een bedrijf
Bij elk bedrijf zijn mensen onder te verdelen in:
- Visionair; je bedenkt de dingen en geeft leiding en richting aan je bedrijf
- Manager; je regelt de dingen en zorgt dat alles op tijd wordt gedaan
- Uitvoerder; je voert taken uit
Als jij op dit moment een eenmanszaak hebt en je besteed nog niets uit, dan heb je die drie rollen tegelijkertijd. Zodra je gaat uitbesteden, verschuiven de rollen. Van uitvoerder schuif je door naar manager en visionair. Maar ook de visionair weet nog altijd wat er speelt om juist de goede richting te geven.
Uitbesteden van je core business
Je core business is het belangrijkste onderdeel van je bedrijf en dit is vaak niet het eerste wat je uitbesteed. Maar wil je groeien, dan ontkom je er op een gegeven moment niet aan.
Jij bent niet je bedrijf.
Als ondernemer wil je alles goed doen, zoveel mogelijk mensen bereiken en alles staat of valt met jouw inzet. As jij het niet doet, wie doet het dan wel?
Het gevolg daarvan is dat je misschien teveel tijd besteed aan je bedrijf en het jouw leven wordt. Jij gaat je identificeren met je bedrijf.
Heb je de ambitie iom te groeien met je bedrijf, dan moet je uit je bedrijf stappen. Ervoor zorgen dat jouw bedrijf leeft, ook zonder jou. De meest ideale situatie is dat jouw bedrijf voor jou gaat werken in plaats van andersom. Op die manier verdien je geld, zonder dat je continue aanwezig hoeft te zijn.
Nu hoor ik je hersenen kraken en denk je misschien: ‘Mensen komen bij mij, voor mij, die willen niemand anders.’ Vaak is dat ons ego wat aan het roepen is, want er zijn wel degelijk manieren om jezelf meer misbaar te maken. Denk bijvoorbeeld aan het opleiden van andere mensen om jouw klanten te helpen met jouw methodiek.
Dit heeft een aantal voordelen:
- Je bouwt waarde op in je bedrijf en je omzet stijgt
- Het bedrijf draait door, ook als je op vakantie bent of iets anders wilt gaan doen dan werken
- Je kan je bedrijf later verkopen
Redenen om uit te besteden
Er komt een punt waar je overweegt of uitbesteden iets voor jou is. Redenen om uit te besteden:
- Je moet nee zeggen tegen klanten.
Dit is de allerbelangrijkste reden om taken uit te besteden aangezien dit omzet kost. Je merkt dat je nee moet zeggen tegen nieuwe klanten of dat je niet meer dezelfde kwaliteit kan leveren, wat een slechte invloed kan hebben op jouw reputatie. - Je moet nee zeggen tegen je privé leven.
Grote kans dat jij ondernemer bent geworden om meer vrijheid te krijgen, maar toch werk je 80 uur in de week om alle ballen in de lucht te houden. Het resultaat daarvan is dat je bijna of helemaal geen privé leven meer hebt. Dit is de tijd om goed voor jezelf te zorgen, grenzen te stellen en uit te besteden. - Taken leveren negatieve energie op.
Zijn er taken die je frustreren, die niet leuk zijn om te doen en je chagrijnig te maken? Dan moet je dit gaan uitbesteden. - Het ontbreken van kennis.
Moet je iets doen waar je geen verstand van hebt zoals bijv. het technisch inrichten van je website, besteed dit dan uit.
Taken uitbesteden kost geld.
Taken uitbesteden kost geld. Vooral als eenmanszaak. Dat is ook de reden waarom veel ondernemers er tegenaan hikken en het te lang uitstellen. Ze blijven dingen zelf doen en stoppen daarmee hun groei.
Laat ik alvast één ding duidelijk maken: Er is geen omzetcijfer of een specifiek winstgetal waarvoor geldt dat je vanaf dat moment kan uitbesteden.
Dit hangt volledig af van jouw salaris, plannen, bedrijf en de dingen die je wilt uitbesteden.
Vragen die je jezelf kan stellen zijn:
- Als je tijd besteed aan zaken die niet je core business zijn, hoeveel kost het jou dan?
Stel dat jij 4 uur bezig bent met social media berichten schrijven, dan kun jij die 4 uur niet aan klanten of aan het binnenhalen van nieuwe klanten besteden. Dit kost dus geld.
- Wat levert het jou op als je iets uitbesteed?
Stel dat jij een taak uitbesteed die jou 8 uur kost en een ander kan dit in 1 uur doen. Dan kan dit jou bijvoorbeeld €85 kosten, maar het levert jou 7 uur op. Die 7 uur kun jij weer besteden aan klanten of het werven van nieuwe klanten, wat uiteindelijk meer oplevert.
- Hoeveel is meer vrije tijd jou waard?
Soms hoeft iets niet direct geld op te leveren, maar vooral vrije tijd. Vrije tijd is niet in geld uit te drukken.
- Hoeveel is minder frustratie jou waard?
Hetzelfde geldt voor frustratie. Als je die niet meer hebt, zit je in een hogere energie en dat levert ook meer op.
Let op dat je niet te snel uitbesteed en in de financiële problemen komt. Een VA kost al snel €60 per uur. Werkt ze 10 uur in de maand voor jou, dan kost dit dus €600 per maand.
Onderzoek daarom altijd van tevoren hoeveel extra winst je over hebt en of je deze VA dus kan betalen. Heb je nog niet voldoende middelen? Ontdek dan hoe jij jouw inkomen kunt verhogen.
Taken uitbesteden aan de juiste persoon
Zodra je hebt besloten dat je taken wilt uitbesteden, is de volgende vraag aan wie je die taken gaat uitbesteden.
Ik heb nu zelf 3 ervaringen, waarvan 2 super positief en 1 heel negatief.
De oorzaak van deze negatieve ervaring: Slechte communicatie en afspraken.
Ik werkte samen met een VA die zonder overleg wachtwoorden ging veranderen, berichten op social media plaatste en zich niet aan afspraken hield.
Je kan het al raden, ik was not amused.
Als je taken uitbesteed, betekent het dat je een deel van je bedrijf uit handen geeft en dat is spannend. Het belangrijkste om te doen aan het begin van de samenwerking is het maken van goede afspraken. Denk daarbij aan:
- De juridische kant van de samenwerking zoals geheimhouding, betaaltermijnen, opzeggingstermijn, etc.
- Wat jij van een VA verwacht. Wat moet ze bijvoorbeeld met jou overleggen, welke processen moeten er gevolgd worden, etc.
- Wanneer ze bij jou aan de bel moet trekken. Stel jouw VA beantwoord e-mails, dan is het belangrijk voor haar om te weten waar ze op mag antwoorden en welke bij jou terecht moeten komen.
Je cijfers leren kennen en begrijpen
Vind je het toch lastig om hier zelf mee aan de slag te gaan? Zou je het liefst hulp krijgen bij het maken van de juiste financieel strategische beslissingen? Zodat jij ook zeker weet dat je op het juiste moment taken gaat uitbesteden en niet in de financiële problemen komt?
Ik nodig je van harte uit om een vrijblijvend kennismakingsgesprek in te plannen voor de mogelijkheden. Plan hier direct een kennismakingsgesprek in.
