Rust en orde brengen in je administratie.
Is jouw administratie een chaos?Moet jij elk kwartaal bij de BTW aangifte een inhaalslag maken om je administratie bij te werken? Wordt de drempel om aan je administratie te zitten steeds groter?Is Finance echt niet fun meer?
Wil je dit veranderen en meer rust en orde brengen in je administratie?
Lees dan hieronder verder!
Veel ondernemers vinden de financiële administratie niet leuk en dat is een understatement! Ze hebben stapels papier en een emailbox vol brieven, herinneringen, facturen waar ze iets mee moeten en elke week wordt deze groter. Van uitstel komt afstel.
Hoe kun je nu rust en orde scheppen in je administratie?
Verzamel alles!
En dan ook echt alles. Alle (ongeopende )brieven, alle (ongeopende) mails en leg het op een grote stapel. Het kan zijn dat deze stapel confronterend is en je er nog meer tegenop ziet om hier mee aan de slag te gaan. Maar wees juist trots op jezelf. Je hebt de eerste stap gezet om meer inzicht te krijgen. Nu heb je inzichtelijk hoeveel het echt is. En misschien valt het wel mee en had je de stapel in je gedachten veel groter gemaakt dan hij in werkelijkheid is.
Sorteren
Ga dan sorteren. Neem elke brief/ email door en sorteer deze op een stapel. Je kan sorteren op:
- Inkoopfacturen
- Herinneringen
- Bonnentjes
- Bankafschriften
- Pensioenoverzichten
- Jaaropgaves
- ….
Neem nog geen acties maar hou het bij sorteren!! Anders ben je je focus weer kwijt en voor je het weet ben je weer ergens anders mee bezig.
Acties
Na alles in stapeltjes te hebben verdeeld op categorie, ga je ermee aan de slag.
- Lees de inkoopfacturen in in je boekhoudsysteem. Check even of deze er niet al dubbel in staat
- Lees je bonnentjes in je boekhoudsysteem.
- Werk de bank / lees de bank in je boekhoudsysteem
- De meeste boekhoudpakketten hebben de feature waar je je bankmutaties kan koppelen met de inkoopfacturen en ingelezen bonnen. Maak hier gebruik van.
- Als je alles gekoppeld hebt ,ga je kijken in de bank welke mutaties nog open staan. Je mist deze bonnen/facturen nog. Zet dit op je actielijst om deze te zoeken.
- Bij de inkoopfacturen zie je welke facturen nog niet betaald zijn. Pak je stapel herinneringen erbij en ga kijken of de herinneringen overeenkomen met jouw openstaande bedragen. Je hebt natuurlijk niet voor elk openstaand bedrag een herinnering, maar voor hetzelfde geldt mis je een factuur en heb je daar wel een herinnering voor.
- Ga dan alle rekeningen betalen. Heb je niet genoeg cash, overleg dan even met de leverancier. Check hier de blog over cash
- Neem ook een kijkje in je verkoopfacturen. Heeft elke klant wel betaald? Zo niet , onderneem hier dan ook actie op
- Ga dan met de overige stapels aan de slag. Als je iets niet begrijpt ( bijv pensioenoverzicht of een brief van de belasting) overleg met iemand die dit wel doet.
Als je dit allemaal gedaan hebt, heb je rust en orde in je administratie.
De kunst is natuurlijk om dit elke week bij te houden. Bedenk dat je nu alles netjes op orde hebt en het zo zonde zou zijn als je dit weer laat versloffen. Het geeft je zoveel rust en minder angst als je alles netjes bijwerkt.
De voordelen van rust en orde in je administratie is, is dat je ook er heel veel kan uithalen. Hoeveel winst maak je ,welke kosten zijn te hoog. Je kan gaan analyseren.
Dus aan de slag en succes!!!
